Couvreur : un tableau simple pour suivre les demandes de devis

Pour organiser les demandes de devis de votre entreprise de couverture, réunissez-les dans un seul tableau et associez chaque projet à une personne responsable, une prochaine action et une date. Le tableau doit permettre de savoir quoi faire, même lorsque le dirigeant est sur un chantier.

Un appel, un message Facebook et un formulaire peuvent concerner le même toit. Commencez donc par suivre les projets, plutôt que de compter les messages comme autant de nouvelles demandes.

Un seul dossier par projet, quel que soit le canal

Choisissez un registre commun : un tableur partagé peut servir de point de départ. Les échanges restent dans leur outil d’origine, mais le suivi se fait au même endroit.

Avant de créer une ligne, cherchez si le contact et l’adresse du chantier existent déjà. Si la demande concerne les mêmes travaux, complétez le dossier existant. Si le même propriétaire vous sollicite pour un autre bâtiment, créez un projet distinct. En cas de doute, vérifiez avec lui avant de fusionner les informations.

Gardez la date du premier contact et son origine : recommandation, téléphone, site, Facebook ou Instagram. Une nouvelle photo reçue ne devient pas une nouvelle opportunité commerciale.

Le modèle de tableau à reprendre

Voici les colonnes proposées pour commencer. Les photos et les relevés restent dans le dossier associé, afin de garder le tableau lisible sur téléphone.

• Projet : un numéro court, le type de travaux et la commune.
• Contact : le nom et le moyen de le joindre.
• Entrée : la date et le canal du premier contact.
• Étape : où en est réellement la demande.
• Blocage : « aucun » ou le point attendu, par exemple « tarif fournisseur » ; cette colonne sert au filtre des dossiers bloqués.
• Responsable : la personne qui doit effectuer la prochaine action.
• Prochaine action : un verbe précis, comme rappeler, fixer une visite ou finaliser le devis.
• Date prévue : le jour et, pour un rappel convenu, l’heure souhaitée par le prospect.
• Dossier : le lien vers l’adresse complète, les échanges, les photos, les notes et l’historique daté des visites et des devis.

Exemple fictif d’une ligne : « D-014 · rénovation de toiture · commune A / contact A / formulaire reçu lundi / à rappeler / dirigeant / préciser le projet / mardi à 15 h / dossier D-014 ».

Conservez les dates des visites réalisées, des devis envoyés et des décisions dans cet historique, même après un changement d’étape. Vous pourrez ainsi faire votre bilan sans perdre les événements passés.

À la fin de l’appel, remplacez la prochaine action par la suivante. « Appel effectué » décrit le passé ; « proposer deux créneaux de visite mercredi » permet de poursuivre le dossier.

Des étapes qui correspondent à un travail réel

Adaptez cette liste à votre fonctionnement, sans multiplier les statuts :

1. À rappeler : le premier échange reste à faire, ou une information doit être précisée.
2. Visite à organiser : il faut convenir d’un rendez-vous avant de chiffrer.
3. À chiffrer : le dossier est confié à la personne qui prépare le devis ; notez ce qui manque encore.
4. Devis envoyé : indiquez la version, la date d’envoi et la prochaine prise de contact prévue.
5. Accepté ou classé : consignez la décision et le motif si le projet s’arrête.

Une étape « à chiffrer » ne signifie pas que toutes les mesures sont connues. Par exemple, si une visite ou une précision fournisseur manque, écrivez cette action et son responsable. N’inventez ni surface ni prix pour faire avancer une ligne.

Pour décider si la demande correspond à vos prestations, utilisez séparément les repères de qualification d’une demande de devis de couverture. Le tableau présenté ici sert à organiser le traitement une fois la demande reçue.

Transmettre une demande sans perdre la suite

Quand le dossier change de main, transmettez ces trois éléments ensemble : ce qui est connu, ce qui manque et qui agit ensuite.

Après une visite, par exemple, la personne chargée du relevé ajoute ses notes au dossier. Celle qui établit le devis doit pouvoir identifier les prestations à prévoir, les informations disponibles et les points restant à vérifier. Un dossier marqué seulement « visite faite » ne suffit pas à préparer la suite.

Les fonctions peuvent être assurées par la même personne. L’essentiel est qu’aucune demande active ne reste sans responsable ou sans prochaine action.

Que regarder en ouvrant le tableau ?

Créez trois vues ou filtres simples :

• Aujourd’hui : les rappels convenus et les actions arrivées à échéance.
• Bloqué : les dossiers qui attendent une information du prospect, un relevé ou une réponse fournisseur, avec une date de vérification.
• Sans suite définie : les demandes actives sans responsable, sans action ou sans date.

Voici trois situations fictives :

• Rénovation de toiture : le prospect souhaite être rappelé mardi à 15 h. Le dossier apparaît dans les actions de mardi.
• Remplacement de gouttières : l’adresse exacte manque. La prochaine action consiste à la demander, avant de proposer une visite.
• Réfection de couverture : la visite est terminée, mais un tarif fournisseur reste attendu. Le responsable du devis inscrit quand il vérifiera la réponse.

Dès qu’un devis est envoyé, conservez le même dossier et suivez les conseils pour relancer un devis de couverture. Évitez une seconde liste qui ferait perdre l’historique.

Mesurer le suivi sans confondre demandes et chantiers

Chaque semaine, regardez les nouveaux projets reçus, les actions en retard, les visites réalisées et les devis envoyés. Suivez les devis acceptés séparément. Pour comparer des périodes, utilisez les mêmes définitions et dédupliquez les demandes.

France Num recommande notamment de suivre les rendez-vous obtenus, les devis envoyés et les ventes dans son guide de prospection commerciale. Ces étapes donnent des repères différents : un devis envoyé n’est pas un chantier signé.

Si plusieurs personnes interviennent ou si le tableau devient difficile à tenir, un outil de gestion de la relation client peut centraliser ce suivi. Avant d’en choisir un, vérifiez qu’il permet de retrouver un projet, d’attribuer une tâche, d’enregistrer un rappel et de consulter les pièces sur téléphone.

Pour commencer : reprenez vos demandes encore ouvertes et donnez à chacune un responsable, une action et une date. Ce premier passage montre immédiatement les dossiers dont la suite n’est pas définie.